Regeling tolkenvergoeding Achterstandswijken Ontwikkelings Fonds Twente 2015

 
 
Zoals bekend is de vergoeding van tolkendiensten m.i.v. 2012 komen te vervallen. De inzet van tolken voor asielzoekers blijft vooralsnog vergoed door de overheid. De AOF-commissie is van mening dat deze maatregel de kwaliteit van de zorg aan veel mensen uit een toch al kwetsbare groep verder onder druk zet en daarmee tegelijkertijd ook de druk in de huisartsenpraktijk verhoogt. Om die reden heeft het achterstandsfonds per 2015 een overeenkomst gesloten met het TVcN, en is hiervoor vanuit het Achterstandsfonds een budget beschikbaar gesteld, niet alleen voor de praktijken in de bestaande achterstandswijken, maar ook voor de overige huisartsen in Twente.

Om van deze service gebruik te maken moet wel onderstaand protocol worden gevolgd, zodat de rekeningen niet naar de praktijk, maar rechtstreeks naar het fonds gestuurd worden. De huisartsen kunnen zonder voorafgaande toestemming gebruik maken van de volgende diensten van TVcN:
- Een telefonische tolk direct (ad hoc) beschikbaar
- Een telefonische tolk reserveren
- Conference call ad hoc
- Conference call reserveren
Naast de telefonische tolkendiensten, waarvan de huisarts altijd gebruik kan maken, biedt TVcN ook andere diensten aan zoals tolk ter plaatse, vertalen van teksten of congrestolken. Deze worden niet standaard vergoed door het fonds, maar hiervoor kan wel vooraf toestemming worden gevraagd bij het achterstandsfonds (via m.vrielink@huisartsenkringtwente.nl).

Criteria:
• Kosten van telefonische tolkendiensten worden vergoed (schriftelijke vertaaldiensten & tolk op locatie alleen na voorafgaande toestemming van het Achterstandsfonds).
• Alleen kosten van professionele tolkendiensten van TVcN (Tolken- en Vertaal Centrum Nederland) worden vergoed.
• Deze regeling is van toepassing op alle huisartsen werkzaam in het gebied van de huisartsenkring Twente.
Dit betekent dat voor de tolkendiensten die niet aan bovenstaande criteria voldoen u zelf de rekening ontvangt.

Geen administratie
Met TVcN is afgesproken dat telefonische tolkdiensten aan huisartsen in een maandelijkse verzamelfactuur aan het AOF Twente worden doorberekend. Op die manier hoeft u geen administratieve handelingen te verrichten. Om controle op het budget en de facturering te kunnen houden, wordt u bij het regelen van een telefonische tolkdienst om informatie gevraagd.

In de praktijk betekent dat het volgende:

- Een telefonische tolk direct beschikbaar
• Stel vooraf vast welke taal de patiënt spreekt, en maak een inschatting van de mogelijke gespreksduur.
• Maak gebruik van een telefoon met luidsprekerfunctie en zorg voor een rustige ruimte.
• Zorg dat er niet teveel mensen tegelijkertijd aanwezig zijn in de ruimte waar getolkt wordt.
• Bel TVcN op 088-255 52 22.
• Geef uw klantcode 458900 gevolgd door een # door of toets #.

• Kies voor keuze 1.
• Indien uw patiënt een asielzoeker met een COA zorgnummer is toets 1, zo niet toets 2.
• Geef aan dat u een tolk wilt aanvragen op rekening van het Achterstandswijken Ontwikkelingsfonds Twente (AOF Twente).
• Indien u voorkeur heeft voor een tolk (m/v), geef dit dan door.
• U wordt (zo snel mogelijk) direct doorverbonden met de gewenste tolk.
• Stel uzelf kort voor aan de tolk en leg het doel van het gesprek uit.
• Laat de tolk zichzelf ook even voorstellen aan de patiënt.

Een gereserveerde telefonische tolk:
• Bel TVcN op 088-255 52 22.
• Geef uw klantcode 458900 gevolgd door een # door of toets #.
• Kies voor keuze 2.
• Indien uw patiënt een asielzoeker met een COA zorgnummer is toets 1, zo niet toets 2.
• Geef aan dat u een tolk wilt aanvragen op rekening van het Achterstandswijken Ontwikkelingsfonds Twente (AOF Twente).
• Zorg dat u tijdens het reserveren weet om welke taal het gaat, op welk tijdstip u de tolk
nodig heeft en hoe lang het gesprek ongeveer gaat duren.
• Aan het einde van de reservering ontvangt u een referentienummer. Bewaar dit nummer goed, want dit heeft u nodig om de gereserveerde tolk aan de lijn te krijgen.
• Houd er rekening mee, dat vanaf het tijdstip dat de dienst gereserveerd is de tolk 15
minuten voor u beschikbaar blijft. Daarna wordt de dienst automatisch geannuleerd.
• Op het tijdstip van de afspraak belt u weer met nummer 088-255 52 22 en u kiest hierbij de optie voor het doorverbinden met de gereserveerde tolk. Geef het referentienummer door en u wordt doorverbonden met uw gereserveerde tolk.
• Zorg voor een telefoon met luidsprekerfunctie in een rustige ruimte.
• Op het moment dat u de tolk aan de lijn krijgt, stelt u zich voor en informeert u de tolk
over het doel van het gesprek.
• Laat de tolk zichzelf ook voorstellen aan de patiënt.
• Nu kan het gesprek plaatsvinden.
• Spreek niet door elkaar en laat na iedere zin even wat ruimte over voor de tolk, zodat deze op dat moment kan vertalen.

- Conference calls ad hoc
• Bel TVcN op 088-255 52 22.
• Geef uw klantcode 458900 gevolgd door een # door of toets #
• Kies voor keuze 1.
• Geef aan dat u een tolk wilt aanvragen op rekening van het Achterstandswijken Ontwikkelingsfonds Twente (AOF Twente).
• Indien u voorkeur heeft voor een tolk (m/v), geef dit dan door.
• Onze medewerker zet vervolgens direct een Conference Call op tussen u en de tolk.
• Daarna hoort u precies hoe u zelf uw patiënt kunt bellen.
• Stel uzelf kort voor aan de tolk en leg het doel van het gesprek uit.
• Laat de tolk zichzelf ook even voorstellen aan de patiënt.
• Spreek niet door elkaar en zorg dat er na iedere zin ruimte is, zodat de tolk op dat moment kan vertalen.

Conference call reserveren
• Bel TVcN op 088-255 52 22.
• Geef uw klantcode 458900 gevolgd door een # door of toets #.
• Kies voor keuze 2.
• Zorg dat u tijdens het reserveren weet om welke taal het gaat, op welk tijdstip u de tolk
nodig heeft en hoe lang het gesprek ongeveer gaat duren.
• Geef aan dat u een tolk wilt aanvragen op rekening van het Achterstandswijken Ontwikkelingsfonds Twente (AOF Twente).
• Aan het einde van de reservering ontvangt u per email een referentienummer en met daarin een duidelijk stappenplan.
• Op het tijdstip van de afspraak belt u weer met nummer 088-255 52 22
• Kies voor keuze 2.
• U krijgt instructies om uw klantcode en de laatste vier cijfers van het referentienummer van uw reservering in te toetsen
• Ons systeem herkent de gereserveerde dienst en belt vervolgens de tolk voor u.
• De tolk meldt zich aan bij u.
• Op het moment dat u de tolk aan de lijn krijgt, stelt u zich voor en informeert u de tolk
over het doel van het gesprek.
• Daarna belt u zelf uw patiënt (*telefoonnummer#)
• Laat de tolk zichzelf ook voorstellen aan de patiënt.
• Nu kan het gesprek plaatsvinden.
• Spreek niet door elkaar en laat na iedere zin even wat ruimte over voor de tolk, zodat deze op dat moment kan vertalen.
* Aan een Conference Call kunnen maximaal drie personen deelnemen: u, uw patiënt en de tolk. Westellen dit maximum om zo onze kwaliteit te kunnen waarborgen; tolken is immers een intensieve vaardigheid die de hoogste concentratie vraagt. 

Voor de goede orde:
Alleen verzamelfacturen van TVcN aan het AOF Twente worden vergoed. Wij vertrouwen erop dat bij een normale gebruiksfrequentie van de telefonische tolkdienst het gereserveerde budget toereikend is. Mocht dit maximum budget eerder dan aan het eind van dit jaar zijn bereikt, dan stellen wij u hiervan op de hoogte.

Let op! Zodra u onder uw eigen naam aanvraagt in plaats van het Achterstandsfonds Twente (klantcode: 458900) ontvangt u op uw eigen naam de factuur en zullen de kosten voor eigen rekening zijn.